Поради

Кадрове діловодство з нуля. 8 перших кроків

За умови наявності найманих робітників підприємцю варто замислитися над питаннями, що регламентуються кадровим діловодством. Саме цим на великих підприємствах та держслужбі займаються спеціалісти (інспектори) відділу кадрів. Рекомендуємо заручитися підтримкою робітника, який знається на особливостях кадрової справи, або скористатися допомогою кадрового супроводуhttps://firstlegal.com.ua/services/suprovodzhennya-biznesu-v-ukrayini-2/kadrove-obslugovuvannya/.

Завдання кадрового діловодства на підприємстві

При умові правильного та своєчасного ведення кадрового діловодства на підприємстві можна без зайвих зусиль організувати злагоджену роботу всіх підрозділів. За умови збору, систематизації та своєчасного оновлення даних робітників можна уникнути проблем у питанні стосовно:

  • розрахунку заробітної платні;
  • нарахування пільг;
  • забезпечення належних умов щодо режиму праці та відпочинку;
  • формування кадрового резерву;
  • складання штатного розпису;
  • підбору працівників з певним досвідом серед наявного штату.

Документація, яку обов’язково потрібно вести у рамках кадрового діловодства, містить:

  • накази;
  • табелі робочого часу;
  • трудові книжки;
  • особові справи робітників;
  • посадові інструкції.

Головною проблемою в останній час для багатьох працівників, що за сумісництвом виконують роботу кадрового спеціаліста (часто це бухгалтери чи виконавчі директори), стає правильність підбору професій згідно з чинним «Класифікатором професій».

8 практичних рекомендацій від експертів кадрової справи

Задля правильного ведення кадрового діловодства треба знати та чітко виконувати правила, що стосуються оптимізації процесу контролю за кадрами. Серед головних рекомендацій, що дозволять легко організувати роботу з кадрами, експерти виділяють:

  1. Чітке дотримання законодавства. Варто прочитати та детально опрацювати законодавчі акти, що мають відношення до кадрового обліку. Насамперед це Кодекс законів про працю та закони, що діють у правовому полі України.
  2. Ведення облікових книг та журналів. Рекомендація такого плану дозволяє оптимізувати роботу кадрових інспекторів чи осіб, що виконують їх обов’язки. Наявність коректно заповнених облікових книг дозволить легко відшукати потрібну інформацію, провести вибірку осіб або присвоїти наступний порядковий номер документу по організації.
  3. Наявність штатного розпису. Тільки наявність резервних трудових місць дозволяє винаймати нових робітників. Це треба враховувати при розширенні підприємства.
  4. Розробка посадових інструкцій. Документ дозволить уникнути питань, які пов’язані з оплатою праці. Посадова інструкція дає змогу розрахувати потребу у робітниках для підприємства, закріпити за ними основні трудові обов’язки, розрахувати ефективність роботи та відкоригувати штатний розпис.
  5. Контроль за інформацією. Слід завжди перевіряти дані працівників, стосовно яких видаються накази чи проводяться інші кадрові дії.
  6. Робота з Класифікатором професій. Даний офіційний документ має досить складну структуру та вміщує в себе безліч професій. Задля того, щоб уникнути проблем при проведенні планових перевірок організації держслужбами, варто навчитися оперувати даними.
  7. Своєчасний аналіз. Створення відповідної кадрової документації, яка потрібна для контролю стану кадрів на підприємстві є одним із завдань відділу кадрів. Правильно та своєчасно надана інформація дозволяє побачити ефективність заходів, планувати потреби у робітниках на майбутній час, складати розрахунки стосовно розширення виробництва та витрат, що несе підприємство на оплату праці найманим робітникам.
  8. Оцифрування інформації. Перехід на сучасні методи організації праці кадрових робітників дозволить уникнути багатьох проблем, що пов’язані з втратою інформації про працівників. Купівля спеціалізованих програм дозволить легко вести кадрове діловодство.

Спеціалісти юридичної компанії First Legal готові прийти на допомогу всім підприємцям України, які мають у штаті підприємства найманих працівників, але не мають змоги винайняти працівника для роботи у відділі кадрів або придбати програму для ведення обліку.


Підписуйтеся на нас в Гугл Новини, а також читайте в Телеграм і Фейсбук


comments powered by HyperComments
Back to top button
comments powered by HyperComments