Багато бухгалтерів за останні роки частково або повністю перейшли на дистанційний режим роботи. Це пов’язано не тільки з локдауном і карантином, але й появою великої кількості хмарних сервісів для ведення обліку онлайн. Немає потреби контролювати й здійснювати всі операції тільки на робочому стаціонарному ПК, це можна робити будь-де.
Хмарні сервіси, створені спеціально для бухгалтерів, з кожним роком користуються все більшим попитом. Вони є багатофункціональними, тобто, дають доступ не лише до стандартних операцій, а й багатьох інших, зокрема, пов’язаних із контролем складських запасів, відстеженням заборгованості тощо.
Поради з вибору хмарного сервісу
Спеціальні програми розраховані не лише на бухгалтерів, а й самих підприємців, фінансових аналітиків. Доступ до інформації отримують також менеджери, керівники торговельних точок та усі, кому вона потрібна для роботи. Облік онлайн за допомогою хмарних сервісів здійснюється без прив’язки до стаціонарного комп’ютера, тому отримати або внести важливі дані можна, знаходячись у будь-якій точці світу.
Якщо є план і бажання перейти на хмарний сервіс, попередньо слід вивчити функціонал і тарифи кожного. Важливо, щоб програма відповідала потребам конкретного напрямку бізнесу – наприклад, Usap.online чудово підходить для сфери послуг та торговельних підприємств. Добре, коли система гнучка й легко налаштовується під модель та особливості роботи компанії.
Важливо попередньо перевірити, які методи захисту даних від несанкціонованого доступу використовують. Це може бути, наприклад, двоетапна аутентифікація за допомогою смс та електронної пошти, обмеження доступу до певних даних для конкретних користувачів і багато інших можливостей. Простота, зручність, зрозумілість інтерфейсу теж важливі, особливо для бухгалтера-початківця або фізичної особи-підприємця, що працюватиме з даними самостійно.
Які головні переваги бухгалтерії онлайн
Користуватися хмарними сервісами не просто легко, а й актуально останнім часом. Завдяки таким програмам бухгалтер може постійно працювати віддалено, не встановлюючи й не завантажуючи додаткові утиліти. Доступ здійснюється за логіном і паролем, увійти можна не тільки з домашнього ПК, а й зі смартфона в будь-якій точці світу.
Серед основних переваг також варто виділити наступні:
- заощадження часу. Автоматизація бізнесу – можливість уникнути помилок та витрачати набагато менше часу на відстеження складських запасів, розрахунок заробітної плати, контроль заборгованостей, облік коштів тощо;
- точне виконання рутинних завдань. Онлайн-бухгалтерія стане гарним рішенням для компаній із великою кількістю однотипних операцій від виставлення рахунків до обробки документації;
- відстеження результатів діяльності. Програми корисні для фінансових аналітиків, адже показують інформацію за витратами й прибутками, її можна сортувати за конкретними періодами. Так набагато простіше формувати й відправляти фінансові звіти, в цілому аналізувати діяльність компанії;
- доступ до облікових даних із будь-якого місця, де є інтернет. Це зручно не тільки для бухгалтерів, які працюють дистанційно, а й компаній, що надають такі послуги на аутсорсингу. Змінити або побачити актуальну інформацію можна з якого завгодно пристрою, головне мати підключення до інтернету;
- можливість проведення розрахунків, швидкого нарахування зарплат. Гнучкі сервіси легко підлаштовуються під конкретні бізнес-моделі, тому користуватися ними дуже зручно й просто.
Важливою перевагою також є автоматичне оновлення сервісу без збоїв у роботі чи втрати важливих даних. Платформа Usap.online створює багато можливостей для хмарного обліку, за її допомогою можна не тільки здійснювати рутинні операції, а й бачити кількісні результати діяльності підприємства та оцінювати їх.
Для кого підходить онлайн-бухгалтерія
Спеціальні платформи універсальні й можуть використовуватись не тільки бухгалтерами. Це економічний та зручний спосіб надійно зберігати дані й постійно мати до них доступ на підприємствах малого й середнього бізнесу. Ефективне управління фінансами забезпечується завдяки можливості користуватися програмою з будь-якої точки світу та різних пристроїв за логіном і паролем.
Онлайн облік також оптимізує роботу компаній із розподіленими командами, наприклад, торговельними точками в різних місцях, та організацій із дуже великим обсягом даних. Бухгалтерія в хмарі знадобиться й компаніям зі зростаючою кількістю клієнтів, або таким, де є потреба у підвищеній безпеці й захищеності інформації. Є можливість налаштувати двоетапну аутентифікацію через електронну пошту та смс, встановити або заборонити можливість доступу через VPN тощо.