Поради

Выбор конференц-зала для мероприятия

В конференц-залах может устраиваться тренинг, семинар, конференция. Организаторы получают возможность провести свое мероприятие в комфортном месте, где будет каждый участник чувствовать себя комфортно. Чтобы выбрать помещение в Киеве для проведения конференции, и мероприятие прошло успешно, а участники были с хорошими эмоциями, организатору необходимо правильно осуществить выбор. Если он будет подобран неправильно, то это способно испортить настроение людям и в целом оставить негативное впечатление от всего мероприятия.

При выборе конференц-зала нужно учитывать следующие требования:

  • месторасположение;
  • вместимость;
  • возможность добавления мест и их сокращение;
  • наличие необходимого оборудования.

Месторасположение и количество приглашенных

В самом начале необходимо определиться с тем количеством людей, которые будут присутствовать на мероприятии. Таким образом, вы отсеете неподходящие залы. Если мероприятие будет по записи, то организаторам будет нетрудно узнать о количестве приглашенных. Также стоит предусмотреть несколько дополнительных мест.

Располагаться конференц-зал должен в удобном месте, чтобы все участники комфортно до него добрались. Если мероприятие будет проходить не в выходной день, то необходимо учесть, что участникам придется добираться на городском транспорте. Не забывайте, что центр города может быть загружен пробками, и не все участники смогут вовремя добраться.

Наличие оборудования

Организаторы должны убедиться, что оборудование соответствует всем техническим параметрам, которые необходимы.

В некоторых случаях может понадобиться телевизор или наличие проектора, микрофона. В конференц-зале должен быть хороший сигнал Wi-Fi.

Стоимость

Выбирая конференц-зал, может удивить бешеный разброс цен. Организаторам рекомендуется заранее выделить бюджет, который предназначен для аренды зала и ориентироваться на него.

Удобства для участников

Всем посетителям, которые будут находиться на мероприятии, должно быть комфортно.

Основные факторы комфорта:

  • приятная обстановка, в которой можно вкусно поесть;
  • чистый туалет;
  • наличие помещений, где можно отдохнуть во время перерыва:
  • проведение мероприятия в том помещении, которое хорошо освещено и с комфортным температурным режимом;
  • возможность покинуть мероприятие до его окончания.

Осмотр помещения

Когда будет выполняться осмотр конференц-зала, рекомендуется уделить внимание следующему:

  1. При использовании экрана: можно ли закрыть жалюзи, если мероприятие будет проводиться в яркий день.
  2. Выполните тестирование микрофона, он должен работать исправно и издавать чистый звук.
  3. Протестируйте всю технику, которая необходима на мероприятии, например, лазерную указку от проектора, пульт от кондиционера.
  4. Уточните о возможности размещения рекламы.
  5. Узнайте, существует ли возможность проводить кофе-брейки.
  6. Убедитесь в том, что в помещении разрешается шуметь.

Технические моменты

Для успешного проведения мероприятия, к нему нужно подготовиться, а именно – организатору, менеджеру. Уточните у администратора о следующих моментах:

  1. Будет ли оказана помощь от администратора и сотрудников при ее необходимости.
  2. Сможет ли технический инженер при возникновении неполадок за короткое время исправить их.
  3. Существует ли возможность заключить договор и можно ли за помещение выполнить оплату частями.

Посетив специализированный сайт renty.ua, вы сможете наглядно оценить конференц-залы по реальным фото и сравнить рыночные цены. Это поможет сэкономить время на просмотре помещений, и быстро выбрать подходящее место для проведения мероприятия.


Підписуйтеся на нас в Гугл Новини, а також читайте в Телеграм і Фейсбук


Back to top button