ТОП-10 помилок у техзавданнях на закупівлі: як уникнути втрат при виборі шин, ЗЗР і запчастин

Закупівлі для агросектора — це не просто чергова бюрократична процедура. Помилки у технічних завданнях на закупівлі шин, засобів захисту рослин і запчастин можуть коштувати господарству серйозних збитків: від некондиційної продукції до зупинки техніки під час сезону. Брак деталізації, непорозуміння з постачальниками та завищені вимоги часто залишаються поза увагою, поки не стає пізно. Ця стаття розкриє 10 найпоширеніших помилок у складанні техзавдань саме на ці категорії, поділиться практичними порадами, як їх уникнути, і покаже, чому навіть у дрібницях криється вигода або ризик. Прочитавши, фермери та агроменеджери дізнаються, як підвищити ефективність тендерів, знизити ризики і захистити бюджет від зайвих витрат. Технічне завдання — це основа результату, і від того, як його прописано, залежить весь життєвий цикл вашої техніки та врожаю. Деталі — у наступних розділах.

Чому правильне техзавдання — ключ до вигідної закупівлі

У закупівлях агрокомпаній багато чого залежить не лише від конкурентної ціни, а в першу чергу — від чітко виписаних вимог. Ось, наприклад, шини. Якщо некоректно вказати їхню марку або розміри, є ризик отримати гуму, що не підійде до вашої техніки. Або із ЗЗР: недостатня деталізація по діючій речовині чи її концентрації може призвести до зриву обробок і втрати врожаю. Подібне трапляється і з запчастинами — універсалітет у формулюваннях часто відкриває “вікна” для недобросовісних постачальників або сірих імпортів.

Водночас, за даними моніторингу кількох десятків тендерів у 2023 році, до 40% агрокомпаній стикались із проблемами саме через нечіткі або завищені вимоги в ТЗ: продукти не відповідали техніці, відбувався зрив термінів постачання, або ж підрядник “обходив” критерії якості на шкоду замовнику.

Тому правильне техзавдання — це не формальність, а інструмент контролю якості і бюджету. Далі розглянемо найтиповіші помилки, які коштують українському агробізнесу часу, ресурсів та нервів.

ТОП-10 найпоширеніших помилок у техзавданнях на закупівлі шин, ЗЗР та запчастин

1. Невизначені або надмірно загальні описи предмету закупівлі

Одна з класичних помилок — прописати запит як “шини для трактора” або “гербіцид для кукурудзи”. Без чітких параметрів (марка, розмір, норма витрати, OEM-номер) ризикуєте отримати непридатний товар або продукт, що не працює на вашій техніці.

• Приклад: У 2022 фермерське господарство замовило “гербіцид для соняшнику”. На тендер вийшли постачальники із засобами з різними діючими речовинами, і лише один підходив під технологію підприємства. Час і гроші були втрачені.
• Рекомендація: Вказуйте точні характеристики: для шин — розміри, індекс навантаження; для ЗЗР — діюча речовина, концентрація, форму випуску; для запчастин — оригінальний/аналоги, OEM або артикул.

2. Ігнорування сумісності з наявною технікою чи обладнанням

Замовлення “універсальних” шин або компонентів для складної імпортної техніки застаріло. Навіть у межах однієї марки можуть бути несумісності через рік випуску або модифікацію.

• Приклад: Закупили шини 320/85R28 для John Deere, проте ці шини не підходили через інший протектор і щільність ходу. Довелося перепродавати з дисконтом.
• Рекомендація: Зіставляйте з каталогом запчастин або шинами до конкретної моделі, перевіряйте за VIN-кодом або серійним номером агрегату, використовуйте внутрішні реєстри парку техніки.

3. Недостатня деталізація вимог до якості або сертифікації

У гонитві за низькою ціною нерідко забувають прописати вимоги до походження, наявності сертифікатів ДСТУ/ЄС, дати виробництва, гарантії. Як наслідок — “сіра” продукція сумнівного походження або просрочені ЗЗР.

• Кейс: Агрохолдинг отримав гербіцид із простроченою реєстрацією в Україні. Внаслідок – штраф та неможливість використання на полях.
• Рекомендація: У ТЗ зазначати вимоги: офіційне походження, наявність сертифікату, допустимий термін зберігання та гарантію виробника.

4. Нереальні або занадто лояльні терміни постачання

Чітко прописаний дедлайн рятує від затягувань. Якщо дати завищені — постачальники втрачають мотивацію працювати швидко. Якщо нереальні — тендер зриватиметься через відсутність пропозицій.

• Статистика: У 30% агротендерів 2023 року прострочки були пов’язані із завищеними очікуваннями щодо складу та логістики, особливо в моменти сезонного попиту.
• Рекомендація: Погоджуйте терміни з урахуванням реального стану ринку, обмежуйте штрафами за недотримання дедлайнів, просіть постачальника підтверджувати готовність виконати замовлення у надкороткі терміни.

5. Відсутність чітких умов щодо постачання та упаковки

Упаковка ЗЗР, транспортування шин та постачання запчастин мають бути описані: чи потрібна палетна тара, чи допускається перевалка без заводської упаковки, вимоги до інвойсу та маркування.

• Приклад: Замовили запчастини “із заводу”, а отримали — пересорт із розкомплектованих агротехнік без належної документації.
• Рекомендація: У ТЗ чітко фіксуйте вимоги до упаковки, інструкцій, супровідних документів.

6. Недоопрацювання розділу “аналоги та заміна”

Записи на кшталт “аналоги допускаються”, не супроводжені переліком допустимих брендів або чіткою тех. специфікацією, відчиняють двері для підсунутих неякісних підробок.

• Кейс: На тендері виграли постачальники із маловідомим брендом шин — товар не прослужив і півроку.
• Рекомендація: Або чітко обмежуйте аналоги конкретним списком, або вказуйте мінімальні стандарти якості та країну виробництва.

7. Відсутність розділу “передкваліфікація” для постачальників

Ігнорування перевірки надійності постачальників приводить до участі у тендерах фірм-одноденок, які не мають ані товару, ані досвіду.

• Приклад: Фермерська компанія втратила аванс після того, як переможець так і не зміг підтвердити можливість виконати замовлення.
• Рекомендація: Запроваджуйте вимогу до попереднього підтвердження існування складу, ліцензії, рецензій чи хоча б досвіду виконання аналогічних поставок.

8. Неуважність до вимог популярних цифрових майданчиків

Різні майданчики (Prozorro, торгові агрегатори) висувають власні вимоги до формату ТЗ. Якщо ці вимоги ігнорувати — тендер можуть скасувати або заблокувати.

• Рекомендація: Ознайомлюйтесь із регламентом обраної платформи, додавайте скан-копії документів, шаблони ТЗ, якщо це передбачено правилами.

9. Неузгодженість між відділами закупівель, агрономічною службою та механіками

Закупівельники часто спілкуються лише з одним департаментом — це збільшує ризики придбати “не ті” ЗЗР чи шини.

• Кейс: технічний відділ замовив запчастини, узгодивши лише з фінансовим директором, а агрономи залишились без препарату, необхідного саме цьому сезону.
• Рекомендація: Перед затвердженням ТЗ залучайте до роботи інженерів, агрономів, матеріально-технічний відділ.

10. Відсутність механізмів контролю за виконанням умов тендеру

Без прозорої системи контролю за процесом постачання і приймання товару навіть детально прописане ТЗ не гарантує якість. Частіше за все це призводить до спекуляцій на “сірій” продукції або невідомому складу товару.

• Рекомендація: Фіксуйте не лише вимоги до товару, а й процедуру його приймання, перевірки на місці, можливість повернення/заміни у разі виявлених невідповідностей.

Які інструменти допоможуть уникнути фатальних помилок у ТЗ?

Щоб техзавдання були максимально ефективними, рекомендую використовувати такі практичні інструменти:

• Створення шаблонів ТЗ по кожному типу закупівлі — полегшує повторювані процедури і знижує ймовірність дрібних помилок.
• Внутрішні чеклісти погоджень — залучають відповідальних із різних відділів, формують “фільтр” неякісних вимог.
• Перевірка по базах OEM (оригінального виробника) чи офіційних каталогах — мінімізує ризик плутанини із сумісністю.
• Залучення зовнішніх експертів для перевірки специфікацій у спірних випадках (особливо для нової техніки та препаратів).
• Агрегатори пропозицій та рейтингів постачальників — допомагають швидко порівнювати умови і відсіювати несумлінних гравців ринку.
• Наприклад, аграрний інтернет-магазин пропонує функції фільтрації по специфікаціях, реальні відгуки про постачальників та автоматизовану перевірку сумісності за моделями техніки, що економить час і зменшує ризики некоректного підбору продукту.

Реальні кейси: як якісне ТЗ вирішує проблеми господарства

Приземлимо теорію на практику. Ось декілька прикладів із досвіду українських аграріїв:

• Кейс 1: Господарство в Сумській області у 2023 році змінило підходи до закупівлі шин для парку тракторів: у ТЗ вносили OEM-номери, вимоги до гарантії та список допустимих брендів. Результат — на 20% менше рекламацій і 100% сумісності з технікою.
• Кейс 2: Агропідприємство на Київщині вперше деталізувало вимогу “свіжість” до постачальника ЗЗР та прямо прописало дату виробництва не старше 12 місяців. Контроль при прийманні дозволив оперативно виявити і повернути два “прострочених” препарати.
• Кейс 3: Фермер, використовуючи шаблони та внутрішні погодження ТЗ, зменшив кількість судових претензій із постачальниками запчастин утричі за сезон, оскільки вимоги стали прозорими і детальними для всіх сторін.

Коротка пам’ятка: чого уникати при складанні ТЗ на агро-закупівлі

Висновок: як уникнути типових помилок і підвищити ефективність закупівель

Грамотне техзавдання — це не лише про “що купити”, а про якість та безпеку всього виробничого процесу. Деталізовані вимоги, погодженість між службами, перевірка постачальників і контроль на кожному етапі — ось запорука ефективних, прогнозованих закупівель. Уникайте описаних вище помилок, використовуйте рекомендовані інструменти, і сільськогосподарський бізнес буде надійно зах