В конференц-залах может устраиваться тренинг, семинар, конференция. Организаторы получают возможность провести свое мероприятие в комфортном месте, где будет каждый участник чувствовать себя комфортно. Чтобы выбрать , и мероприятие прошло успешно, а участники были с хорошими эмоциями, организатору необходимо правильно осуществить выбор. Если он будет подобран неправильно, то это способно испортить настроение людям и в целом оставить негативное впечатление от всего мероприятия.
При выборе конференц-зала нужно учитывать следующие требования:
- месторасположение;
- вместимость;
- возможность добавления мест и их сокращение;
- наличие необходимого оборудования.
Месторасположение и количество приглашенных
В самом начале необходимо определиться с тем количеством людей, которые будут присутствовать на мероприятии. Таким образом, вы отсеете неподходящие залы. Если мероприятие будет по записи, то организаторам будет нетрудно узнать о количестве приглашенных. Также стоит предусмотреть несколько дополнительных мест.
Располагаться конференц-зал должен в удобном месте, чтобы все участники комфортно до него добрались. Если мероприятие будет проходить не в выходной день, то необходимо учесть, что участникам придется добираться на городском транспорте. Не забывайте, что центр города может быть загружен пробками, и не все участники смогут вовремя добраться.
Наличие оборудования
Организаторы должны убедиться, что оборудование соответствует всем техническим параметрам, которые необходимы.
В некоторых случаях может понадобиться телевизор или наличие проектора, микрофона. В конференц-зале должен быть хороший сигнал Wi-Fi.
Стоимость
Выбирая конференц-зал, может удивить бешеный разброс цен. Организаторам рекомендуется заранее выделить бюджет, который предназначен для аренды зала и ориентироваться на него.
Удобства для участников
Всем посетителям, которые будут находиться на мероприятии, должно быть комфортно.
Основные факторы комфорта:
- приятная обстановка, в которой можно вкусно поесть;
- чистый туалет;
- наличие помещений, где можно отдохнуть во время перерыва:
- проведение мероприятия в том помещении, которое хорошо освещено и с комфортным температурным режимом;
- возможность покинуть мероприятие до его окончания.
Осмотр помещения
Когда будет выполняться осмотр конференц-зала, рекомендуется уделить внимание следующему:
- При использовании экрана: можно ли закрыть жалюзи, если мероприятие будет проводиться в яркий день.
- Выполните тестирование микрофона, он должен работать исправно и издавать чистый звук.
- Протестируйте всю технику, которая необходима на мероприятии, например, лазерную указку от проектора, пульт от кондиционера.
- Уточните о возможности размещения рекламы.
- Узнайте, существует ли возможность проводить кофе-брейки.
- Убедитесь в том, что в помещении разрешается шуметь.
Технические моменты
Для успешного проведения мероприятия, к нему нужно подготовиться, а именно – организатору, менеджеру. Уточните у администратора о следующих моментах:
- Будет ли оказана помощь от администратора и сотрудников при ее необходимости.
- Сможет ли технический инженер при возникновении неполадок за короткое время исправить их.
- Существует ли возможность заключить договор и можно ли за помещение выполнить оплату частями.
Посетив специализированный сайт renty.ua, вы сможете наглядно оценить конференц-залы по реальным фото и сравнить рыночные цены. Это поможет сэкономить время на просмотре помещений, и быстро выбрать подходящее место для проведения мероприятия.