МФУ або багатофункціональні пристрої (їх також називають All-In-One – «Все в одному») зазвичай виконують функції копіра і принтера – це обов’язковий мінімум. Найчастіше до них додається можливість використання в якості сканера і факсу.
Отже, для початку розберемося в питанні, чому краще купувати МФУ. Тут у наявності кілька очевидних плюсів. По-перше, МФУ займає набагато меншу корисної площі, ніж кілька окремих пристроїв. По-друге, ціна на комбінований пристрій буде меншою. По-третє, МФУ простіший в установці і налаштуванні: вам знадобиться один драйвер і один інтерфейсний кабель на всі придбані у складі МФУ функції. Однак є й мінуси. Наприклад, неможливість користуватися всіма функціями одночасно. До того ж якщо у вас зламається один з пристроїв, ви ризикуєте залишитися і без решти. Хоча на практиці найчастіше при поломці (ризик якої зовсім невеликий), скажімо, сканера, ви все-таки зможете безперешкодно користуватися принтером.
Більше того, з урахуванням масового витіснення аналогових копірів цифровими, багато моделей копіювальних автоматів сьогодні вже представляють собою МФУ, адже для того, щоб перетворити цифровий копір в багатофункціональний пристрій, достатньо лише надати користувачеві доступ до внутрішніх сканерів і принтерів.
Виробників МФУ безліч – відмінно зарекомендували себе бренди Brother, Canon, Epson, HP, Lexmark, Samsung, XEROX.
Перш ніж приступити до вибору апарату, визначіться, де саме ви будете використовувати МФУ, і які функції вам необхідні.
Серед МФУ можна виділити наступні групи: персональні багатофункціональні пристрої, багатофункціональні офісні пристрої.
Саме ця техніка буде доречна для роботи в домашніх умовах або в невеликому офісі. Специфіка цієї категорії МФУ – невеликий обсяг друкованих робіт. При цьому вартість друку може бути досить високою, зате ціна самого пристрою невеликою. Основні напрямки роботи – копіювання, сканування, друк, факсимільний зв’язок. При виборі домашньої моделі варто звернути увагу і на функції, що дозволяють виробляти якісний кольоровий друк, скажімо для роздруківки фотографій з «цифри».
Персональні МФУ найбільш маленькі за своїми габаритами. Персональні МФУ це: однозначна економія місця; якісний друк, сканування та копіювання; можливість одночасного виконання декількох завдань; інтуїтивно зрозуміла панель управління пристроєм.
Найважливіший параметр при виборі офісного МФУ – продуктивність. Вона вимірюється в кількості сторінок на місяць. Пам’ятайте, що якщо перевищувати рекомендований рівень продуктивності і друкувати більше, то пристрій може швидко вийти з ладу.
При купівлі офісного МФУ зверніть увагу і на кількість функцій: вбудований факс, сортувальники папери та інші.
Для офісу можливість кольорового друку відходить на другий план, куди важливіше якість і економічність чорно-білого друку. Тому зверніть свою увагу на пристрої з лазерним принципом.
Практично всі пристрої цієї групи мають унікальні можливості, такі як мережевий друк і вбудований веб-сервер, мережеве сканування, факс, можливість простої інтеграції з існуючими системами документообігу.
У групі офісних МФУ виділимо кілька підгруп, умовно прийнявши за точку відліку кількість осіб, які будуть експлуатувати пристрій.
До 5 осіб – МФУ для малих робочих груп.
Пристрої орієнтовані на використання в невеликому офісі з можливістю інтеграції в комп’ютерну мережу, так званий робочий центр офісу. Основними рисами цієї підгрупи фахівці називають: оптимальний набір функцій і технічних характеристик; простоту установки, настройки, експлуатації та управління; лазерний друк і цифрове копіювання документів формату до А3; мережевий друк – заміну кількох автономних принтерів; кнопкова панель управління або українізований сенсорний екран; підвищення продуктивності – тиражування копій після одноразового сканування.
Від 5 до 25 осіб – МФУ для середніх робочих груп.
Оснащення апаратів відрізняється виключно в кращу сторону. Це і пристрій двостороннього друку, пристрій автоматичної подачі документів з переворотом; сенсорні екрани з підтримкою декількох мов і функцією допомоги; мережеві функції – друк, сканування, сканування в E-mail, інтернет-факс, друк через Інтернет; альтернативні можливості підключення до мережі та інші функції.
Понад 25 осіб – МФУ високої продуктивності.
Моделі цієї групи – справжній серйозний крок до електронного офісу. МФУ високої продуктивності вміють все: друкувати, копіювати, сканувати і відправляти факси, тобто без зусиль переходити з електронного світу документів в паперовий і навпаки. Для МФУ цієї категорії природній друк через Інтернет; автоматичний двосторонній друк; пристрій вибірки готових комплектів; автоматичний і напівавтоматичний степлер; високошвидкісний двосторонній автоподатчик документів; русифікований сенсорний екран; облік використання апаратів; висока здатність навантаження для роботи з великою кількістю користувачів.
Функція факсу
Можливість прийому і відправки факсів може бути вбудованою, так і докуповуватися в якості додаткової плати. Іноді покупці не довіряють факсам у складі МФУ, побоюючись того, що постійна робота принтера може перешкодити роздруківці факсів. Проблема вирішується просто: якщо принтер зайнятий, то факси приймаються у внутрішню пам’ять і роздруковуються, як тільки принтер звільниться.
Все більше прихильників здобуває т.зв. інтернет-факс. Подібний пристрій можна підключити до Інтернету і приймати і відправляти факси не по телефонних лініях, а по мережі Інтернет. При цьому якість передачі гарантована – адже вся інформація передається в цифровій формі і її незмінність гарантується пристроєм протоколів Інтернет. Якщо у вашої фірми є відділення за кордоном, то варто оснастити їх інтернет-факсами і обмінюватися документами, як за звичайним факсом, не боячись поганого зв’язку і заощаджуючи на міжміському зв’язку.
Можливість роботи в мережі
Деякі МФУ можна підключати до звичайної мережі Ethernet для використання в якості мережевих принтерів. Деякі моделі перетворюються на мережеві за допомогою спеціальних мережевих карт, придбаних окремо. Як правило, купівля моделі з можливістю роботи по мережі обходиться дешевше, ніж покупка МФУ і мережевої плати окремо, тому варто задуматися про необхідність цієї функції до покупки.
Опції для роботи з папером
У цю групу можна віднести автоподачу паперу (ADF – Automatic Document Feeder), які бувають реверсивні (подають папір по черзі обома сторонами) і нереверсивні.
Сильно полегшують життя сортери, що дозволяють розподіляти роздруковані екземпляри за різними лотками. При великому обсязі робіт ручне сортування – недозволена розкіш.
Стане в нагоді і дуплекс – з його допомогою можна сканувати лист з обох сторін.