Без знання норм поведінки і спілкування в діловому світі дуже важко розраховувати на успіх в просуванні по службових сходах.
Візитні картки існують дуже давно. Ще в Середні віка мандрівник Марко Поло привіз їх до Європи з Китаю, де отримав від великих чиновників – мандаринів. Досить популярні були візитки при дворі Людовика XIV.
Зараз все більша кількість людей має візитні картки. І дійсно, візитки дуже зручні: вони спрощують процедуру подання, страхують від плутанини і неточностей. Візитні картки стали елементом ділового етикету, проявом поваги до партнера. Тому сьогодні візитки бажано мати не тільки дипломатам і бізнесменам. Навіть якщо за родом своєї діяльності ви не плануєте встановлювати ділові зв’язки, цілком може виявитися, що хтось, познайомившись з вами, вручить вам свою візитку. Відповідно до етикету ви повинні негайно запропонувати йому свою. Щоб не опинитися в незручній ситуації і не мимрити «А у мене візитки немає», краще замовити на цифровий друк мінімальної кількості візиток і носити їх з собою.
Сучасні візитки за формою схожі до візиток 18 століття. Їх стандартний розмір – 5х9 см. Вищі посадові особи інколи заводять візитки більшого розміру – 6 х 10. За протокольним правилам, візитка повинна бути білого кольору. Однак суворі вимоги до оформлення візитних карток зараз дотримуються тільки дипломати. Бізнесмени часто використовують кольорові картки – рожеві, блакитні, червоні, чорні і так далі. Подібна свобода самовираження, безумовно, дозволяє людині проявити свою індивідуальність. Однак не можна забувати про те, що візитка, представляючи свого власника, багато що може сказати про його соціальний статус і особистий смак. Якщо ви хочете робити враження солідної людини, вам слід віддати перевагу чітко оформленим візиткам: білий, кремовий або сіруватий папір, чіткий чорний шрифт. Потрібно уникати химерності, екстравагантності і розкоші на кшталт золотого обріза.
На візитці вказують прізвище, ім’я, по батькові, місце роботи, посаду, поштову адресу фірми, службовий телефон, факс, адреса електронної пошти. На думку іміджмейкерів, чим більше телефонів вказано на візитці, тим солідніше здається фірма, в якій працює власник картки. Додатково можна вказати звання або вчений ступінь, якщо такий є.
Наші бізнесмени часто замовляють двосторонні візитки: з одного боку – рідною мовою, з іншого – іноземною. Якщо дотримуватисяс суворих протокольних правил, це невірно: текст візитної картки повинен друкуватися на одному боці, щоб на інший можна було робити які-небудь записи. Щоб не захаращувати візитки інформацією на двох мовах, краще надрукувати візитки двох видів – одні для спілкування із співвітчизниками, інші – з іноземцями. Крім того, можна замовити різні візитки для ділових знайомств і неформального спілкування: перші – з перерахуванням всіх титулів і регалій, другі – простіший.
Якщо у вас змінився номер телефону, можна його на візитці закреслити, написати правильний і використовувати ці картки, поки вам не зроблять нові. А ось при призначенні на нову посаду старими картками користуватися не можна.
При знайомстві з співвітчизником першим вручає картку той, хто прийшов з візитом. Якщо ж зустріч відбувається на нейтральній території, обмін візитками починає той, чий ранг нижчий, а при рівному соціальному становищі – той, хто молодший за віком.
Зовсім інші правила діють при знайомстві з іноземцями. В цьому випадку спочатку свої візитки вручають господарі – приймаюча гостей сторона. При зустрічі двох делегацій обмін візитками починається з найбільш високопоставлених членів і йде по субординації. Особливо суворо ці правила дотримуються японці і корейці: для них порушення етикету в цьому питанні означає образу. Європейці та американці дивляться на речі простіше.
В Азії прийнято подавати і приймати візитну картку обома руками. Спілкуючись з європейцями, допустимо діяти тільки правою рукою. Картку подають текстом вгору. І той, хто вручає і приймає візитку обмінюються легкими поклонами. Передаючи картку, слід чітко назвати себе, щоб уникнути непорозумінь з вимовою і наголосами. Особливо це важливо при знайомстві з іноземцями або якщо ваше прізвище складне для вимови. З цією ж метою рекомендується, прийнявши картку, в присутності партнера прочитати вголос його ім’я.
Перед початком бесіди в групі ділових людей роздайте візитки всім співрозмовникам, насамперед – тим, хто вже передав свою картку вам. Отримані візитки покладіть поруч, щоб перевіряти, чи правильно ви звертаєтеся до учасника переговорів. Візитні картки не можна м’яти і крутити в руках.
Щоб не забути, від кого і за яких обставин отримана візитна картка, можна під час переговорів зробити на ній запис: позначити дату і суть переговорів. На Заході прийнято прикріплювати візитки зшивачем до сторінки ділового щоденника, щоб робити там більш докладні записи.
Щоб тримати візитки в порядку, рекомендується мати декілька визитниц різного кольору для партнерів по ділових переговорів, випадкових знайомих і так далі. Свої візитки бажано зберігати в спеціальному футлярі для візиток.
Крім особистого знайомства, візитки використовують для заочного представлення – для інформування про своє існування осіб, в контактах з якими ви зацікавлені. Наприклад, якщо ви хочете потрапити на прийом до якої-небудь посадової особи, передайте йому візитку з секретарем.
Візитні картки можна надсилати поштою або з кур’єром або завозити особисто замість листів. При цьому в лівому нижньому кутку простим олівцем пишуть скорочене позначення відповідних французьких слів, наприклад:
- PF – (pour feter) – привітання зі святом;
- PFNA – (pour feter le Nouvel An) – привітання з Новим роком;
- PRF – (pour remercier et pour feter) – подяку за отримане привітання і привітання у відповідь;
- PC – (pour condoleances) – вираз співчуття;
- PR – (pour remercier) – подяка за привітання, подарунок, послугу або вираз співчуття;
- PPC – (pour prende conge) – заочне прощання при від’їзді на тривалий час;
- PP – (pour presenter) – заочне представлення третьої особи людині, яку ви добре знаєте, в цьому випадку додається візитна картка. (Відповідь дається візитною карткою без написів, що спрямовується на адресу особи, яка подає.)
Креативні візитки
Втім, якщо ви не впевнені, що той, кому ви посилаєте візитку, досвідчений в питаннях дипломатії, ви можете не морочити йому голову іншомовними скороченнями, а просто написати рідною мовою те, що ви хочете повідомити.
Однак етикет і тут диктує свої правила: написи українською мовою обов’язково робляться в 3-й особі: «дякуємо за привітання», «висловлюємо співчуття з нагоди …» і так далі. Візитні картки ніколи не підписуються, і дата не ставиться.
Для запрошення на неофіційний дружній прийом вгорі на візитній картці пишеться ім’я і прізвище запрошуваного, а внизу вказується найменування прийому (сніданок, коктейль і так далі), місце, де він відбудеться, число і час. Якщо всю цю інформацію важко вмістити на візитку, можна використовувати готове запрошення, або листівку, до якої приколоти свою візитку.
Якщо власник картки особисто завозить її адресату, це розглядається як знак особливої поваги. В цьому випадку у візитки загинається верхній кут або одна сторона картки – у нас праворуч, в деяких країнах зліва. Загинати картку, що відправляється поштою, з шофером або кур’єром можна – це грубе порушення етикету. Картку, яку вручають з рук в руки, теж не перегинають.
При зміні адреси обов’язково потрібно всім знайомим розіслати старі візитні картки разом з новими, де вказані нові реквізити.
Візитні картки залишають при нанесенні візиту, посилають після нанесеного візиту (якщо не наноситься відповідний візит), з ними пересилаються подарунки, квіти, квитки в театр, фотографії і так далі. Іноді візитні картки надсилаються замість листа, що висловила подяку за запрошення на якийсь захід. (Вручати свою візитну картку особисто з виразом вдячності та інших почуттів не прийнято).
Візитні картки, що посилаються поштою або з кур’єром, вкладають в спеціальний конверт, на якому від руки або на друкарській машинці вказують ім’я, прізвище та посаду адресата. В один конверт на ім’я однієї людини можна вкласти кілька візитних карток від різних осіб. Якщо в одному конверті надсилаються візитні картки відразу декільком особам, то в лівому верхньому куті кожної картки вказується прізвище особи, якій вона адресована. На отримані візитні картки дають відповідь візитною карткою протягом 24 годин.
Рекомендується кожен раз, коли це, можливо, писати на картці кілька слів, щоб надалі третя особа не могла, скориставшись цією карткою, видати себе за вас. Наприклад, можна підкреслити номер телефону, за яким до вас найпростіше додзвонитися, або надписати час, в яке ви буваєте на роботі. Іноді для безпеки на візитній картці друкують фотографію її власника.
Раніше етикет наказував жінкам мати візитні картки меншого розміру, ніж у чоловіків, і вказувати на них тільки ім’я, по батькові та прізвище. Однак у міру того, як жінки зі світських дам перетворилися в активних учасниць ділового життя, це правило застаріло. Сучасні бізнес-вумен, природно, вказують на візитках свою посаду, місце роботи, адресу фірми і телефони. Щоб вмістити всю цю інформацію, жіночі візитки доводиться збільшувати в розмірі. Проте, правила хорошого тону забороняють жінкам залишати візитки в будинках неодружених чоловіків. Джентльменам рекомендується посилати дамам візитки без вказівки своєї посади. Звичайно, при діловому знайомстві і жінки, і чоловіки обмінюються візитними картками, що містять повну інформацію. Таким чином, етикет йде на поступки в бізнесі, але зберігає умовності в приватному житті.