Грамотно і красиво провести презентацію – завдання не з легких. Особливо, якщо справа стосується виступу перед потенційним замовником. Скориставшись наведеними нижче порадами, ви зумієте провести успішну презентацію і показати свої професійні знання, ну, або, принаймні, – «не вдарити в бруд обличчям» перед слухачами.
Створіть план. Будь-яка презентація повинна починатися з вашого уявлення: як вас звуть? Хто ви? І про що мають намір розповідати? Раджу створити план для презентації на зразок змісту в книзі, до якого ви постійно будете повертатися, даючи зрозуміти слухачам в якій стадії (частині) доповіді ви знаходитесь.
Головне як, а не що. Дуже проста порада. Виділіть з усієї доповіді ті тези, які, як вам здається, повинні залишитися у слухачів. Неважливо, що ви будете говорити ще, головне, як ви будете говорити про це. Намагайтеся кілька разів повторити найголовніші ідеї протягом усієї презентації, щоб слухачі вловили вашу ідею.
Слайди лише тільки ілюструють ваш розповідь. Часто деякі доповідачі починають просто перечитувати слайди, додаючи одну дві пропозиції до всього написаного. Це в корені не вірно. Слайди носять допоміжну, «візуальну» функцію. Цікава презентація – це, перш за все, ваше цікаве оповідання, ваша жестикуляція і інтонація. Ніякі картинки і діаграми не будуть цікаві, якщо ви монотонно бубните в мікрофон, втупившись в папірець з підказками. Займіть рівностоячу позу, поставивши ноги на ширині плечей. Намагайтеся жестикулювати, витримувати нетривалі паузи після сказаної пропозиції. Підтримуйте зоровий контакт із залом. Експерти радять переключатися з одного слухача на іншого, розповідаючи кожному по абзацу, або послідовно «обводити» поглядом всю аудиторію. Якщо ви відчуєте, що аудиторія починає «засипати», задайте питання залу або проведіть голосування по якомусь питанню, піднявши руку разом зі слухачами.
З почуттям, з толком, з розстановкою. Не варто поспішати, не варто зволікати. Говоріть виразно, розмірено, стежте за інтонацією, акцентуйте увагу слухачів на важливих речах. Робіть паузи в кінці смислових фраз.
Красиві слайди. Ще ніхто не відміняв той факт, що 80 % інформації людина отримує за допомогою зору. І природно, якщо ця інформація буде красиво оформлена, то таку інформацію приймати набагато простіше і приємніше. Подбайте про слайди, оформленні по змісту, картинках і діаграмах. Краще всього використовувати градієнтний фон і середнього розміру шрифт. Не варто зловживати таблицями і багаторівневими списками.
Правило 10/20/30 від Гая Кавасакі. Гай Кавасакі – блогер, популярний на Заході, автор книг з Open Source, радить застосовувати для презентацій наступне правило: 10 слайдів на 20 хвилин з 30 шрифтом. 10 слайдів – це та кількість, яку можуть повноцінно «засвоїти» слухачі. Більше число слайдів говорить про те, що ви не зуміли виділити головні тези. Задумайтеся, відкиньте все зайве і відобразіть на слайдах дійсно найголовніше. 20 хвилин – це час, відведений для безпосередньої розповіді, оскільки у відведену годину, вам ще доведеться спочатку налаштувати техніку, а потім відповісти на запитання слухачів. 30 розмір шрифту – оптимальний вибір для написання тексту на слайдах. Вам необхідно коротко сформулювати свої тези і написати їх на слайдах, щоб все вмістилося. Такий текст буде приємніше читати слухачам, і до того ж вони будуть концентрувати свою увагу саме на вашій оповіді.
Адаптуйте зміст. Нерідко оповідач забуває про те, перед ким він виступає і якими знаннями володіє слухач. У результаті може вийти так, що генеральний директор буде слухати про те, як здорово підходить Java для даного рішення, а інтерфейси класу Worker допоможуть у майбутньому легко оновлювати систему. А він про це чув? А йому це треба? Необхідно оперувати в доповіді термінами зрозумілими аудиторії, і якщо ви розповідаєте про щось зовсім нове – не скупіться на докладні пояснення, не залишаючи й тіні сумніву у своїх знаннях.
Трохи гумору. Ніколи не завадить. Щоб не зробити презентацію стомлюючою, додайте в розповідь пару жартів. Дуже до місця виявляться жарти про конкурентів, що пропонують подібні рішення. Головне не перестарайтеся, в будь-якому випадку варто залишатися коректним.
Зберігайте динаміку доповіді. Часто у слухачів під час презентації виникає гостре бажання поставити запитання. Не варто відводити багато часу на подібні питання. Ви можете просто коректно сказати: «На всі питання я відповім трохи пізніше», або коротко відповісти на запитання. Це дуже важливо. Ніхто не повинен вас збивати з думки, ви повинні чітко слідувати регламенту презентації і не витрачати час даремно, щоб встигнути сказати про все, що задумали. Якщо ж в аудиторії знаходиться «найрозумніший», який починає приставати з каверзними питаннями, викличте його на поміст і попросіть розповісти про що-небудь. У більшості випадків люди відмовляються йти і заспокоюються, а якщо все-таки «виклик до дошки» не злякав його, завжди можна подякувати за виступ, показавши себе «гуманним демократом».
Будьте готовими до несподіванок. Вам доводилося бачити, як під час проведення презентацій демо-програма не компілювалися, що не запускався PowerPoint, проектор відмовлявся показувати зображення або «зависав» весь комп’ютер оповідача? І в усіх цих невдачах хто був винен? Так-так саме доповідач. Якщо ви створили презентацію, неодмінно зробіть копію, «переженіть» в pdf – формат, збережіть у форматі. Pps, щоб була можливість запускати презентацію без встановленого на комп’ютері PowerPoint. Якщо вам необхідно продемонструвати як працює додаток, запустіть його в «домашніх умовах» і за допомогою програми для захоплення відео з екрану отримаєте «фільм» з працюючим додатком. Ви зможете показати цей «фільм», якщо раптом щось піде не так на презентації. Попросіть організаторів бути готовими надати новий проектор, ноутбук або приміщення, щоб ніяким чином не зірвати презентацію з технічних причин. При необхідності, застосуйте як допоміжні, страхуючі белые маркерные доски школьные, на яких ви в реальному часі з допомогою маркера зможете донести до аудиторії суть вашої доповіді.
Продумайте кінцівку. Можливо, саме підводячи підсумок у своїй презентації, ваш слухач прийме остаточне рішення з приводу пропонованого рішення. Продумайте заключну частину виступу, нагадайте найголовніші тези, підкресліть плюси вашого рішення, загострити ще раз увагу на ключових деталях.
Вчіться виступати. Будь-який публічний виступ – це мистецтво, якому варто і можливо вчитися. Існує маса тренінгів та курсів, на яких досвідчені викладачі зможуть підказати вам, як проводити виступ, як тримати контакт із слухачами, як приймати правильні пози і навчать стежити за мовою. Скористайтеся їх допомогою, якщо хочете професійно проводити презентації та доповіді.
У висновку варто сказати, що подібні поради стануть в нагоді не тільки продавцям і менеджерам, що рекламують свій програмний продукт, а й викладачам, студентам і всім, кому належить виступати перед аудиторією.